9 Συμβουλές για την προστασία του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της εταιρείας σας

1. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σκεφτόμαστε ως ιδιοκτήτες μιας εταιρείας είναι η εκπαίδευση του προσωπικού στον τομέα της ασφάλειας πληροφορικής και στην ορθολογιστική χρήση του εταιρικού email.

2. Χρήση εταιρικου e-mail για ευαισθητες πληροφοριες. Οι εργαζομενοι πρεπει να χρησιμοποιουν τον εταιρικο λογαριασμο για θεματα που αφορουν την εταιρεια κα να αποφευγουν την χρηση προσωπικων λογαριασμων ή webmail που μπορουν ευκολα να πεσουν θυματα κυβερνο επιθεσης (hacking)

3.Όταν δημιουργείτε έναν κωδικό πρόσβασης, βεβαιωθείτε ότι είναι πολύπλοκος και ότι κανείς δεν μπορει να τον μαντέψει. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι μπορείτε εύκολα να τον θυμάστε.

4.Θα πρέπει επίσης να είστε προσεκτικοί όταν αποστέλλετε εταιρικά email από δημόσιους υπολογιστές σε βιβλιοθήκες, καφετεριες , Internet καφέ κτλ. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποσυνδεθεί απο τον λογαριασμό σας πριν από την αναχώρησή σας, αν και ακόμη και τότε μπορείτε να αφήσετε ίχνη των δραστηριοτήτων σας που ανιχνεύονται εύκολα από κυβερνο-εγκληματίες (hackers). Καλύτερα η πρόσβαση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας σας να γινετε μονο σε αξιόπιστα δίκτυα.

5. Μην δίνετε τη διεύθυνση του εταιρικου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε όλους και μην τη δημοσιεύσετε σε ιστοσελίδες κοινωνικής δικτύωσης, να θυμάστε ότι οι απατεώνες είναι πάντα στην επιφυλακή για νέα θύματα.

6. Να είσαστε παντα προσεκτικοι με πλαστά/κακόβουλα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που προσπαθούν να σας ξεγελάσουν για επαναφορά των κωδικων πρόσβασης ως μέρος ενος υποτιθέμενου ελέγχου ασφαλείας. Αυτά είναι συνήθως απάτες που έχουν σχεδιαστεί για να κλέβουν τους κωδικούς πρόσβασης σας και να αποκτήσουν πρόσβαση στο λογαριασμό email σας. Αν πρέπει πραγματικά  πρέπει να αλλάξετε τον κωδικό σας, πηγαίνετε στην ιστοσελίδα του παροχέα email σας και κάντε τις αλλαγές από εκεί.

7. Κατ' επεκταση καλό θα ηταν να μην ανοίγονται μηνύματα που στέλνονται από άγνωστες πηγές.

8. Μην ξεχνάτε ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της εταιρείας είναι ένα εργαλείο εργασίας και δεν είναι για την ανταλλαγή μηνυμάτων με τους φίλους και την οικογένεια σας. 

9. Ένα καλό εργαλείο για την προστασία του εταιρικού ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από κακόβουλες επιθέσεις και άλλο επικίνδυνο περιεχόμενο είναι η χρήση ειδικού software, το οποίο μπορεί να αποτρέψει  ανεπιθύμητα αρχεία από την είσοδο στο δίκτυο σας και κατ επεκταση σε επαφή με τα πιο ευαίσθητα δεδομένα της εταιρείας σας. Επίσης παρέχονται  φίλτρα για spam ετσι ώστε να διασφάλιζετε η παραγωγικότητα των εργαζομένων, αλλά και επιτρέπει την ασφαλή και κεντρική αποθήκευση και διαχείριση των μηνυμάτων όλων των χρηστων του δικτύου σας, εξασφαλίζοντας ευελιξία και πλήρη συνδεσιμότητα.